Como resultado de la revisión preliminar de la investigación, se
identificaron las siguientes deficiencias y excepciones de Control Interno:
Partida Presupuestaria Nº 22110 Pasajes al Interior del País y
Partida Presupuestaria Nº 22210 Viáticos por Viajes al Interior del País
1. Reglamento Interno de Pasajes y
Viáticos desactualizado.
2. Formulario de solicitud, descargo de
pasajes y viáticos sin aprobación.
3. El personal designado en comisión, no
realiza su solicitud de viaje con una anticipación de 2 días hábiles antes de
la fecha del viaje.
4. Los comprobantes C-31 Registro de
Ejecución de Gastos, no registran la firma y sello del Director General
Ejecutivo.
5. El personal designado en comisión, no
presenta los pases a bordo originales, en caso de pasajes aéreos.
De
acuerdo a la normativa vigente en Bolivia, todas las Entidades Públicas deben
disponer de un adecuado control interno, los cuales siempre se busca que sean
rigurosos, lo que permite mejorar la ejecución de las operaciones de estas
entidades, permitiendo de esta manera obtener resultados favorables y
acertados.
El
control interno es definido por Perdomo, A. como un “plan de organización entre
la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta
una empresa pública, privada o mixta para obtener información confiable,
salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia en sus operaciones” (2004, p.
66).
La
Guía para la implantación del Control Interno, emitida por la Contraloría
General del Estado de Bolivia (2008 – p. 3), establece, que el Control interno es un proceso, efectuado por
la dirección superior y demás servidores públicos de una entidad, diseñado para
proporcionar seguridad razonable respecto a la consecución de objetivos en las
siguientes categorías:
Efectividad y
eficiencia de las operaciones;
Confiabilidad en la
información financiera;
Cumplimiento de Leyes,
Normas y regulaciones aplicables
Por
lo tanto, todas las entidades públicas deben tener un adecuado control interno,
para evitar daños o malversaciones que puedan poner en riesgo el logro de sus
objetivos institucionales. Entre las operaciones que requieren tener un
adecuado control interno, son los desembolsos realizados para el pago de
Pasajes y Viáticos, de esa forma asegurar la Confiabilidad de la información
Financiera.
Por
lo antes expuesto, es necesario conocer en qué manera el Control Interno implantado,
apoya a la Confiabilidad de los Registros Contables y la Ejecución
Presupuestaria de la partida de gasto 22110 PASAJES AL INTERIOR DEL PAÍS y 22210
- VIÁTICOS POR VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS, ejecutados por la Universidad Mayor
de San Andrés en la gestión 2017.
Establecer
en qué manera el Control Interno
implantado, apoya a la Confiabilidad de los Registros Contables y la Ejecución
Presupuestaria de la partida de gasto 22110 PASAJES AL INTERIOR DEL PAÍS y 22210
- VIÁTICOS POR VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS, ejecutados por la Universidad Mayor
de San Andrés en la gestión 2017.
Analizar que el gasto esté adecuadamente registrado y sustentado
Establecer que los gastos
registren todas las transacciones realizadas
Establecer que los saldos registren
todos los hechos, circunstancias y tengan una precisión Numérica
Determinar que se hayan
expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de los saldos
La
Metodología de Estudio fue Analítica – Deductiva sobre la base de la
documentación Presupuestaria y Contable; para la Ejecución del Trabajo de
Auditoría se utilizará técnicas de Auditoria como ser la Planificación, donde
se definirá el Enfoque de Auditoría que se utilizará, de acuerdo a las Normas de
Auditoría Gubernamental, Normas Generales y Básicas, Reglamentos Específicos y
otros aplicables.
Se
realizó Programas de Trabajo para las Partidas de Pasajes y Viáticos al
Interior del País.
Los
Procedimientos que fueron aplicados son: Verificación de Documentación de
Sustento, Inspecciones, Re-cálculos.
Pruebas
Analíticas, Identificación de Controles Claves y el Diseño de Políticas y
Prácticas Contables que estén Acordes con las Normas Básicas del Sistema de
Contabilidad Integrada (NBSCI), entre otros, Permite sustentar las Conclusiones
arribadas en el Presente Trabajo.
Verificación
de la Existencia del Reglamento de Pasajes y Viáticos actualizado.
Verificación
del adecuado Cálculo del Pago de Pasaje y Viáticos al Interior del País.
Durante
el Trabajo de Campo para dar Cumplimiento a los Objetivos Planteados se realizó
un Análisis Deductivo y Analítico de los Hechos Económicos, Administrativos y
Financieros que afectan las Partidas Presupuestarias de Pasajes y Viáticos al
Interior del País, durante la Gestión 2017 en la Universidad Mayor de San
Andrés.
En todas las
entidades públicas de cualquier índole surge la necesidad de establecer
procedimientos que aseguren la confiabilidad de la información financiera al
distribuir las funciones del personal dando como resultado el registro adecuado
de las transacciones realizadas.
De acuerdo con
los objetivos de esta investigación, el resultado permitirá encontrar
respuestas a los problemas de la Universidad Mayor de San Andrés con respecto a
los Controles Internos existentes en el pago de pasajes y viáticos que realiza
en la actualidad y mediante este proceso se tendrá la posibilidad de proponer
cambios en el procedimiento que se lleva a cabo en la UMSA, y ayudar a mejorar la confiabilidad de los
registros contables y presupuestarios de dichas partidas.
Esta investigación
nos permitirá aplicar los conocimientos adquiridos en los diferentes módulos
del Diplomado intermedio en “CONTROL FINANCIERO Y FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA” de
la Maestría de Auditoría Gubernamental y Control de Gestión, como es la Auditoria
Financiera gubernamental y la ejecución de la Auditoria de Confiabilidad, para
el efecto se considerará las diferentes etapas que tiene la ejecución de una
auditoría financiera, desde la planificación, ejecución y comunicación de
resultados.
Para el
cumplimiento del desarrollo del Trabajo y con los Objetivos planteados se
utiliza los siguientes Procedimientos y Técnicas:
Las tareas
y acciones específicas seleccionadas para ser realizadas en el trabajo, serán
las siguientes:
a) Actas de
Coordinación
b) Relevamiento
de Información
c) Pruebas
Sustantivas
d) Pruebas de
Cumplimiento
Herramienta
que apoya al desarrollo de los métodos para obtener la evidencia que fundamenta
de manera adecuada los resultados de la evaluación y son las siguientes:
a) Estudio
General
Es la
Apreciación y Juicio de las Características Generales de la Empresa, las
Cuentas o las Operaciones, a través de sus elementos más significativos para concluir
si se ha de profundizar en su Estudio y la forma en que ha de hacerse.
b) Análisis
El Estudio
de los componentes de un todo para concluir con base en aquellos respecto de
éste. Ésta Técnica es aplicada concretamente al Estudio de las Cuentas o Rubros
genéricos de los Estados Financieros.
c)
Inspección
Es la
Verificación Física de las cosas materiales en que se tradujeron las
Operaciones. Se aplica al Estudio de las Cuentas cuyos saldos tienen una
representación material (Efectivo, Mercancías, Bienes y Otros).
d)
Confirmación
Es la
ratificación por parte de una Persona ajena a la Empresa, de la autenticidad de
un saldo, hecho u operación, en la que participó y por la cual está en
condiciones de informar válidamente sobre ella.
e)
Investigación
Es la
recopilación de información mediante pláticas con los Funcionarios y Empleados
de la Entidad. Se aplica al Estudio de Control Interno en su fase inicial y a
las Operaciones que no aparecen muy claras en los Registros.
f)
Declaraciones y Certificaciones
Es la
formalización de la Técnica de Investigación, cuando, por su importancia,
resulta conveniente que las afirmaciones recibidas deban quedar escritas
(Declaraciones) en algunas ocasiones certificadas por una Autoridad
(certificaciones)
g) Observación
Es una
manera de inspección, menos formal, y es aplicado generalmente a Operaciones
para verificar como se realiza en la práctica (como se efectúa el recuento de
los Inventarios, otros).
h) Cálculo
Es la
verificación de la corrección aritmética de aquellas Cuentas u Operaciones que
se determinan fundamentalmente por cálculos sobre bases precisas
(Amortizaciones, Depreciaciones, Actualizaciones y Otros).
i)
Entrevistas
Permite
obtener Información concreta de los Funcionarios, que trabajan en la Entidad,
es una interrelación entre el Investigador y las Personas que componen el
Objeto de Estudio, esta Técnica proporciona ventajas como la precisión en las
preguntas, para posteriormente ser verificadas y confirmar las respuestas en el
momento que se efectúa la entrevista.
j)
Cuestionarios
Son
preguntas formuladas en forma escrita, no es indispensable la presencia del
Auditor, considerando el Marco Legal y las Variables identificadas como parte
del desarrollo de la evaluación del Control Interno.
La
definición conceptual considerada en el presente Capítulo, es la plataforma
para el desarrollo del trabajo de investigación que nos permitirá emitir una
conclusión sobre la confiabilidad de los gastos realizados bajo las partidas de
Pasaje y Viáticos ejecutadas por la Universidad Mayor de San Andrés en la
gestión 2017.
Holmes (2004), indica que la Auditoría es una Actividad Profesional,
que debe realizarse haciendo uso de profundos conocimientos Académicos, y
utilizando una serie de Técnicas especializadas; que conduzcan a la prestación
de un servicio con el más alto nivel de calidad y asumiendo la debida
Responsabilidad Social; no solamente con el Cliente, sino también con el
Público en General, que tenga que hacer uso del Dictamen del Auditor, para la
toma de decisiones.
Asimismo, Holmes indica, que una de las funciones principales del
Auditor es emitir dictámenes independientes y calificados acerca de informes
administrativos con base a un análisis de la información objetiva subyacente a
los datos suministrados y estudiados.
La Función de la Auditoría viene representada por tres conceptos
básicos:
a) Experiencia en el Campo de la
Contabilidad.
b) Destreza en el manejo de Métodos de
Recolección de datos e información.
c) Responsabilidad sobre un Dictamen
Profesional ante terceras personas.
Los métodos de recolección de información pueden aplicarse a
diversos fines, no están limitados a su empleo para la emisión de dictámenes
sobre estados financieros. Otros resultados de una Auditoría pueden ser:
a) Recomendaciones para mejorar el
Crecimiento y Eficacia de las Operaciones.
b) Influencia sobre las personas cuyas
actividades se someten a Auditoría.
La
Contraloría General del Estado de Bolivia (2012), en las Normas Generales de
Auditoria Gubernamental, menciona que la Auditoria Gubernamental es la
acumulación y evaluación objetiva de evidencia para establecer e informar sobre
el grado de correspondencia entre la Información examinada y criterios
establecidos.
Según
Vela Quiroga G (2015), la Auditoría Interna es un Examen Objetivo y Sistémico
de las Operaciones Financieras y Administrativas realizado por Profesionales
independientes, con posterioridad a su ejecución con la finalidad de evaluar
verificar y elaborar un Informe que contenga Observaciones, Conclusiones,
Recomendaciones y emitir el dictamen si corresponde.
Mendivil
Escalante Víctor Manuel (1999), indica que la Auditoria Financiera es la Actividad
por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los Estados
Financieros, determina la razonabilidad de las cifras que muestran los Estados
Financieros emanados de Ellos.
Siendo
así la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia, con el
propósito de:
a)
Determinar
si:
La
información financiera se encuentra presentada de acuerdo con criterios
establecidos o declarados expresamente.
La entidad
auditada ha cumplido con requisitos financieros específicos.
El
Control Interno relacionado con la presentación de informes financieros, ha
sido diseñado e implantado para lograr los objetivos.
b) Emitir
una opinión independiente respecto a si los Estados Financieros de la Entidad
auditada presentan razonablemente en todo aspecto significativo, y de acuerdo
con las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, la situación patrimonial
y financiera, los resultados de sus operaciones, los Flujos de Efectivo, la
Evolución del Patrimonio Neto, la Ejecución Presupuestaria de Recursos, la
Ejecución Presupuestaria de Gastos, y los Cambios en la Cuenta
Ahorro-Inversión-Financiamiento.
Por
otra parte, Mendivil Escalante
Víctor Manuel, menciona
que como resultado de la Auditoría financiera se pueden emitir los siguientes
tipos de informe:
a)
Informe
sobre Estados Financieros (Dictamen del Auditor). Debe
expresar si los estados financieros se presentan de acuerdo con las Normas
Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada y si dichas normas han sido
aplicadas uniformemente con respecto al ejercicio anterior.
Este Informe debe contener una opinión
respecto a los Estados Financieros tomados en su conjunto o la afirmación de
que no se puede expresar una opinión. Cuando no se pueda expresar una opinión
se deben consignar las razones para ello. Asimismo el informe debe indicar el
grado de responsabilidad que asume el auditor gubernamental respecto a la opinión
sobre los Estados Financieros
Este
informe puede expresar las siguientes opiniones:
a)
Opinión
sin Salvedades
Los
estados financieros de la Entidad auditada presentan razonablemente, de acuerdo
con las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, la situación patrimonial
y financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos de efectivo, la
evolución del patrimonio neto, la ejecución presupuestaria de recursos y
gastos, y los cambios en la cuenta ahorro-inversión-financiamiento del
ejercicio fiscal.
b)
Opinión
con Salvedades
Cuando
se han comprobado desviaciones a las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad
Integrada y/o limitaciones al alcance del trabajo que no afectan de manera
sustancial la presentación razonable de los Estados Financieros en su conjunto,
pero que tales desviaciones y/o limitaciones son significativas con relación a
los niveles de importancia establecidos.
c)
Opinión
Adversa o Negativa
Cuando
se determina que las desviaciones en la aplicación de las Normas Básicas del
Sistema de Contabilidad Integrada afectan de manera sustancial la razonabilidad
de los Estados Financieros en su conjunto.
d)
Abstención
de Opinión
Cuando existan significativas limitaciones al
alcance del trabajo que no permitan al Auditor Gubernamental emitir un juicio profesional
sobre la razonabilidad de los Estados Financieros en su conjunto.
e)
Informe
sobre Aspectos Contables y de Control Interno Emergente de la Auditoría
Financiera.
En
el cual se exponen aquellas observaciones sobre aspectos relativos al Control
Interno, relacionados con el Sistema Contable, las que se deben informar
oportunamente para conocimiento y acción correctiva futura por parte de los
ejecutivos de la entidad.
La
Contraloría General del Estado, en su Guía para ejecutar el examen de confiabilidad
de los registros y estados financieros, establece que la auditoría de
confiabilidad es el examen correspondiente a la evaluación del diseño y
comprobación de los procedimientos de autorización, segregación de funciones, diseño
y uso de los documentos y registro a apropiados, respaldo de las operaciones
realizadas, acceso restringido a bienes,
registros y archivos, así como la revisión de la conformación de la información
financiera con respecto a los Principios y Normas dictadas por el Órgano Rector
del Sistema de Contabilidad Integrada o de ser necesario, los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptadas(2012 p.2).
Por
otra parte, la Guía para ejecutar el examen de confiabilidad de los registros y
estados financieros, establece que la confiabilidad es un condición necesaria
que deben presentar los registros y la información financiera para una adecuada
toma de decisiones. Dicha condición es revelada por el auditor interno
gubernamental en su informe cuya opinión, en caso de ser confiable, implica la
inexistencia de errores o irregularidades significativas debido a la existencia
de una eficaz estructura de control interno.
De
acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental 220 Normas de Auditoria
Financiera (2012, p.5), emitidas por la Contraloría General del Estado de
Bolivia, la Auditoría Financiera es la acumulación y examen sistemático y
objetivo de evidencia, con el propósito de:
Emitir una opinión
independiente respecto a si los estados financieros de la entidad auditada
presentan razonablemente en todo aspecto significativo, y de acuerdo con las
Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, la
situación patrimonial y financiera, los resultados de sus operaciones, los
flujos de efectivo, la evolución del patrimonio neto, la ejecución
presupuestaria de recursos, la ejecución presupuestaria de gastos y los cambios
en la cuenta ahorro-inversión-financiamiento.
Determinar la
información financiera se encuentra presentada de acuerdo con criterios establecidos
o declarados expresamente.
Si el control interno
ha sido diseñado e implementado para lograr los objetivos.
Cualquiera fuere el tamaño, tipo o grado
de complejidad del área, proyecto o programa a auditar, existente etapas básicas
durante este proceso que deberán llevarse a cabo en la ejecución de la
auditoria, estas etapas son: Actividades
previas al trabajo de campo, planificación, ejecución del trabajo, conclusión y
comunicación de resultados.
Dentro de este proceso, la etapa más
importante es la planificación, tomando en cuenta que las Entidades Públicas
presentan diferentes actividades, operaciones, organizaciones, sistemas de
información, sistemas de control, etc., por lo que cada trabajo de auditoría
debe tener en cuenta las características propias de cada una de ellas y
determinar los riesgos que pueden presentarse, para que todos los trabajos, una
vez finalizados cubran los objetivos y riesgos específicos de cada institución
es indispensable un proceso de planificación que identifique los pasos y
métodos para alcanzar los resultados esperados en forma eficaz y eficiente.
La Planificación representa el plan
general para la auditoría en su conjunto y sobre ella estarán representados los
cimientos en los que se apoyaran las posteriores actividades del trabajo de auditoría.
Es el fondo otorgado y administrado por
un servidor público de la institución destinado a cubrir de esta manera
exclusiva gastos de pasajes y viáticos en calidad de anticipo, es decir, la
otorgación de dinero antes de realizar el viaje. Este fondo será aperturado
conforme a las necesidades institucionales, ya sea de manera descentralizada o
desconcentrada en busca de eficiencia y eficacia para el logro de los objetivos
institucionales.
Cargo de cuenta que se
apertura al funcionario administrativo, personal docente y estudiantil que es
declarado en comisión oficial de servicios o de estudios. Y recibe pasajes y
viáticos para realizar actividades concernientes con la institución.
Es la presentación de
descargos documentarios por parte del cuentandante que evidencian o demuestran
el pago de transacción efectuada en los fines autorizados dentro de los plazos
establecidos en el Reglamento Interno de Pasaje y Viáticos.
La Guía para la
Implantación del Control Interno, emitida por la Contraloría General del Estado,
establece que:
“El Control Interno es un
proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a todas las actividades
inherentes a la gestión, integradas a los procesos básicos de la misma e
incorporadas a la infraestructura de la organización, bajo la responsabilidad
de su consejo de administración y su máximo ejecutivo, llevado a cabo por éstos
y por todo el personal de la misma, diseñado con el objeto de limitar los
riesgos internos y externos que afectan las actividades de la organización,
proporcionando un grado de seguridad razonable en el cumplimiento de los
objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones, de confiabilidad de la
información financiera y de cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas,
así como las iniciativas de calidad establecidas.” (2008, p.15)
La
Guía para la Implantación del Control Interno (2008 p.7), emitida por la
Contraloría General del Estado, establece que el Control interno es un proceso,
efectuado por la dirección superior y demás servidores públicos de una entidad,
diseñado para proporcionar seguridad razonable respecto a la consecución de
objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y
eficiencia de las operaciones;
Confiabilidad en la
información financiera;
Cumplimiento de Leyes,
Normas y regulaciones aplicables
Asimismo,
menciona que el Control Interno está compuesto por cinco componentes
interrelacionados, que son: Ambiente de Control, Evaluación de riesgos,
Actividades de Control, Información y Comunicación y Supervisión, los mismos
que se detallan a continuación:
a)
COMPONENTE:
AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control establece el tono de una
organización, para influenciar la conciencia de control de los servidores
públicos de una entidad. Es el fundamento de todos los demás
Componen es del control interno, proporcionando
disciplina y estructura.
Los factores del ambiente de control incluyen la
integridad, los valores éticos y la competencia de los servidores públicos en
la entidad; la filosofía, estilo de operación y la manera como la Dirección
Superior asigna autoridad y responsabilidad, como organiza y desarrolla a su
personal y, la atención y dirección que le presta el Directorio cuando
corresponda.
b)
COMPONENTE:
EVALUACIÓN DE RIESGOS
El control interno ha sido pensado esencialmente para
limitar riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de
la investigación y análisis de los riesgos relevantes, tanto derivados de la
situación presente como del efecto de los cambios futuros que deben anticiparse
por medio de sistemas de alertas tempranos, se identifica el punto hasta el cual
el control vigente los neutraliza y se evalúa la vulnerabilidad del sistema.
Para ello, debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus
componentes; asimismo, identificar los puntos débiles, riesgos internos y
externos que pueden afectar las actividades de la organización.
Los subcomponentes del componente evaluación de riesgos
incluyen la identificación de eventos, evaluación y respuesta a los riesgos.
c)
COMPONENTE:
ACTIVIDADES DE CONTROL
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos
que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas
administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las
acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los
objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y
ancho de la entidad, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un
rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, reconciliaciones, revisión del desempeño de operaciones,
seguridad de activos y segregación de responsabilidades. Las actividades de
control se pueden dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de los
objetivos de la entidad con los cuales se relaciona: operaciones, información
financiera, o cumplimiento.
d)
COMPONENTE:
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La información generada internamente o captada del
entorno en las entidades gubernamentales, debe ser comprendida por la dirección
superior como el medio imprescriptible para reducir la incertidumbre a niveles
que permitan la toma adecuada de decisiones, que involucren las operaciones, la
gestión, control, rendición transparente de cuentas, que aseguren la
consistencia entre toda la información que se genera y circula en la entidad y
la interpretación inequívoca por todos sus miembros.
Para lograr la finalidad de la información, así
entendida, se requieren canales de circulación para su comunicación que reúnan
condiciones apropiadas. Ello implica la existencia de modalidades de
circulación predeterminadas (especificadas en manuales e instrucciones
internas) y conocidas por todos los involucrados (mediante mecanismos
apropiados de difusión). Las modalidades incluyen canales formales e informales
con líneas abiertas de comunicación y, fundamentalmente, apoyados por una clara
actitud de escuchar y transmitir con debido cuidado por parte de la dirección
superior, en una atmósfera mutua de confianza.
e)
COMPONENTE:
SUPERVISIÓN
Procede la evaluación de las actividades de control de
los sistemas a través del tiempo, total o parcialmente y realizar los ajustes
pertinentes. De acuerdo con este rol la supervisión configura el autocontrol
del proceso, facilitando el perfeccionamiento del resto de los componentes y
procurando el mejoramiento continuo de acuerdo a las circunstancias vigentes.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través
de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones
puntuales.
Se hace notar,
que para la evaluación del control interno, en la presente investigación, se
toma como base la clasificación realizada en la guía elaborada por la
Contraloría General del Estado de Bolivia.
Esta Ley regula los Sistemas de Administración y Control de los
Recursos del Estado y su relación con los Sistemas Nacionales de Planificación
e Inversión Pública con el objeto de:
a)
Programar, organizar,
ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los Recursos
Públicos para el cumplimiento de los Proyectos del Sector Público.
b)
Disponer de información
útil, oportuna y confiable asegurando la razonabilidad de los Informes y
Estados Financieros
c)
Lograr que todo Servidor
Público, sin distinción de jerarquía, asuma plena responsabilidad por sus actos
que le fueron confiados sino también de la forma y resultado de su aplicación.
La Ley 1178, contiene Normas para Programar, Organizar, Ejecutar y Controlar las
Actividades administrativas y sobre todo la captación y el uso racional de los
Recursos Públicos. Permite por tanto, el ajuste oportuno de las Políticas
Municipales, los Programas, la prestación de los Servicios Básicos y el
cumplimiento de los proyectos de desarrollo. Todo el sector Público y toda
Persona Natural o Jurídica que reciba Recursos del Estado están sujetos a esta
Ley.
Constituyen
el conjunto de Normas y Aclaraciones que definen pautas técnicas y
metodológicas de la Auditoría Gubernamental en Bolivia, los cuales contribuyen
al mejoramiento del proceso de la misma, en los Entes sujetos a Auditoría, por
parte de la Contraloría General del Estado Plurinacional, las Unidades de
Auditoría Interna de las Entidades Públicas y los Profesionales o Firmas de
Auditoría o Consultoría especializada.
Las
Normas de Auditoría Gubernamental, son de cumplimiento obligatorio para todos
los Auditores Gubernamentales (de la Contraloría General del Estado
Plurinacional y de las Unidades de Auditoría Interna) que realizan Auditorías
en las Entidades sujetas a fiscalización, contempladas en los artículos 3º y 4º
de la Ley 1178
El Reglamento para el Ejercicio de las
Atribuciones de la Contraloría General del Estado fue aprobado en el Palacio de
Gobierno de la ciudad de La Paz, el 22 de junio de 1992, el cual regula el
Ejercicio de las Atribuciones conferidas por la Ley 1178 de Administración y
Control Gubernamentales a la Contraloría General del Estado como Órgano Rector
del Control Gubernamental y Autoridad Superior de Auditoría del Estado.
La Contraloría General del Estado como Órgano
Rector, procurará fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente
las Decisiones y Políticas de Gobierno, mejorar la transparencia de la Gestión
Pública promover la responsabilidad de los Servidores Públicos, no sólo por la
asignación y forma de uso de los Recursos que le fueron confiados, sino también
de los Resultados obtenidos.
Las atribuciones conferidas a la Contraloría
General del Estado Plurinacional de Bolivia por la Ley Nº 1178 se agrupan y
sistematizan en la siguiente forma:
a)
Elaborar
y emitir la normatividad básica de Control Gubernamental Interno y Posterior
Externo.
b)
Supervigilar
la normatividad de los Sistemas Contables del Sector Público.
c)
Promover
la implantación de los Sistemas de Contabilidad y Control Interno.
d)
Evaluar
la Eficacia del funcionamiento de los Sistemas de Administración, Información y
Control Interno
e)
Ejercer
el Control Externo Posterior, así como reglamentar y supervisar su ejercicio.
f)
Anotar
los Contratos celebrados por las Entidades Públicas para efectos del Control
Externo Posterior.
g)
Tener
acceso en cualquier momento y sin limitación ni restricción alguna a los
Registros, Documentos y Operaciones, para fines de Control Externo Posterior.
h)
Requerir
cuando su criterio fuera necesario, al Máximo Ejecutivo de las Entidades
Públicas, la realización de Análisis, Auditoría y otra clase de Exámenes
posteriores.
i)
Reglamentar
la contratación de Servicios Profesionales de Auditoría Externa o Consultoría
especializada en apoyo de la misma.
j)
Contratar
los Servicios de Firmas o Profesionales calificados e independientes u ordenar
a las Entidades del Sector Público y a las Personas comprendidas en el art. 5
de la Ley Nº 1178, la contratación de dichos Servicios, señalando el Alcance
del Trabajo.
k)
Examinar
los Programas y Papeles de Trabajo de los Análisis, Auditorías y evaluaciones
que realicen las Entidades Públicas y las Firmas o Profesionales
Independientes, sin sustituir la responsabilidad de los mismos.
l)
Evaluar
los Informes de Auditoría elaboradas por las Unidades de Auditoría Interna de
las Entidades sujetas al Control Gubernamental y por Firmas o Personas
Independientes; rechazar los Informes que no se ajusten a las Normas Básicas de
Auditoría Gubernamental o Secundarias de general aplicación o de aplicación
específica o aquellos en los que no se haya cumplido con el Alcance del Trabajo
u otros requerimientos de la Contratación, casos en los cuales la Contraloría
dispondrá las medidas conducentes para subsanar las deficiencias y evitarlas en
el futuro.
m)
Dictaminar
en los casos previstos por la ley, incluyendo los de responsabilidad por
violación a la independencia de la Unidad de Auditoría Interna, parcialización
de dicha unidad deficiente ejercicio profesional de sus Servidores.
n)
Recomendar
la suspensión o destitución del principal Ejecutivo y, en su caso, de la
Dirección Colegiada de las Entidades que se hubiese dictaminado Responsabilidad
Ejecutiva.
o)
Realizar
el Control Posterior Externo del cumplimiento de las recomendaciones aceptadas
y de las acciones adoptadas por la Entidad como consecuencia de los dictámenes
de responsabilidad emitidos.
p)
Requerir
la destitución del Ejecutivo o Asesor Legal principal de las Entidades en las
que se hubiese determinado responsabilidad por incumplimiento del inciso c) del
art. 43 de la Ley Nº 1178.
q)
Ordenar
el congelamiento de cuentas corrientes bancarias y/o suspensión de entrega de
fondos por los Tesoros del Gobierno Central, Departamental, Judicial, Municipal
o Universitario o por cualquier otra fuente u Organismo Financiero o hacer los
trámites necesarios en el exterior para tal efecto, en el caso de las Entidades
que incumplan los plazos y condiciones fijados para la implantación progresiva
de los sistemas.
r)
Conducir
los Programas de Capacitación y Especialización de los Servidores Públicos en
el manejo de los Sistemas que establece la ley, mediante la definición,
programación, elaboración y dictado de cursos, seminarios, conferencias y
otros, así como efectuar las correspondientes convocatorias y reglamentaciones.
s)
Ejercer
con Autonomía su Gestión.
El Reglamento de la Responsabilidad por la
Función Pública fue aprobado en el Palacio de Gobierno de la Ciudad de La Paz,
el 3 de noviembre de 1992, el cual es emitido en el cumplimiento del Artículo
45º de la Ley 1178 que regula el capítulo V "Responsabilidad por la
Función Pública".
Las disposiciones del Decreto Supremo N°
23318 A, es reglamentan la responsabilidad del Servidor Público de desempeñar
sus funciones con eficacia, economía y eficiencia.
Todo Servidor Público responderá de los
resultados emergentes del desempeño de las funciones, deberes y atribuciones
asignados a su cargo. A este efecto la Responsabilidad Administrativa,
Ejecutiva, Civil y Penal se determinará tomando en cuenta los resultados de la
acción u omisión.
El Decreto Supremo contempla las siguientes
clases de responsabilidades:
a)
Responsabilidad
Administrativa
La
Responsabilidad Administrativa emerge de la contravención del ordenamiento
Jurídico-Administrativo y de las Normas que regulan la conducta funcionaria del
Servidor Público.
Todo
Servidor Público es pasible de Responsabilidad Administrativa. Lo son asimismo
los ex Servidores Públicos a efecto de dejar constancia y registro de su
responsabilidad.
b)
Responsabilidad
Ejecutiva
La
Responsabilidad Ejecutiva emerge de una gestión deficiente o negligente así
como del incumplimiento de los mandatos expresamente señalados en la Ley.
c)
Responsabilidad
Civil
La
Responsabilidad Civil emerge del daño al Estado valuable en dinero. Será
determinada por Juez competente.
d)
Responsabilidad
Penal
La
Responsabilidad es Penal cuando la acción u omisión del Servidor Público o de
los particulares se encuentra tipificada como delito en el Código Penal.
El Decreto Supremo Nº 1788 del 7 de noviembre de 2013,
tiene por objeto establecer la escala de viáticos, categorías y pasajes para
los servidores públicos, personal eventual y consultores individuales de línea
del sector público que viajan en misión oficial al exterior e interior del
país;
Establecer aspectos operativos relacionados a gastos
realizados en el exterior como en el interior del Estado, emergentes de viajes
oficiales.
La aplicación del Decreto Supremo Nº 1788, alcanza a
todas las entidades del sector público, que comprenden los Órganos del Estado
Plurinacional, instituciones que ejercen funciones de control, de defensa de la
sociedad y de defensa del estado, entidades territoriales autónomas,
universidades públicas, empresas públicas, entidades financieras bancarias y no
bancarias y todas aquellas que perciban, generen y/o administren recursos públicos.
La naturaleza del Decreto Supremo Nº 1788, es de carácter
general y obligatorio, y es responsabilidad de cada entidad el instrumentar los
controles y procedimientos adicionales de viáticos y pasajes que se consideren
necesarios, a fin de que se garantice el uso adecuado de éstos.
Para la aplicación en la Universidad Mayor de
San Andrés, es necesario reglamentar la vigencia dentro de las modalidades
propias que rigen al personal de la Institución y sus viajes dentro y fuera del
Territorio Nacional. Por lo tanto los viajes del personal Administrativo,
Docente y Universitarios de la UMSA se sujetarán al Reglamento Interno de
Pasajes y Viáticos de la Universidad Mayor de San Andrés, aprobado con
Resolución del Honorable Consejo Universitario Nº 612/2013 del 28 de noviembre
de 2013.
El artículo 1 del Reglamento de Interno de
Pasajes y Viáticos de la Universidad Mayor de San Andrés, establece como objetivo
del reglamento el de establecer normativas, procedimientos y responsabilidades
para la aprobación, asignación, desembolso y descargo de pasajes y viáticos a
la autoridades universitarias, docentes, estudiantes, y personal
administrativo, que realizan viajes en delegación oficial al interior, exterior
de la ciudad y el país, en representación de la Universidad Mayor de San
Andrés.
Entre las definiciones más importantes que
realiza el Reglamento Interno de Pasajes y Viáticos de la Universidad Mayor de
San Andrés, son los siguientes:
a) Pasajes.-
Gasto que se efectúa por servicios de
transporte interprovincial, interdepartamental e internacional terrestre o
aéreo, por viajes en delegación oficial, autorizados por autoridades
competentes.
b) Viáticos.-
Asignación monetaria otorgada a la
funcionarios, Docentes y/o Administrativos y estudiantes que se encuentra en
viaje de delegación oficial, destinada a cubrir los gastos de hospedaje,
alimentación, tasa de embarque, impuestos por viaje al exterior, peajes y
transporte local. Son calculados de acuerdo a las escalas establecidas.
c) Escala
de Viáticos.- Relación de asignaciones de motos máximos
diarios por categoría y zona geográfica que se otorgan por concepto de
viáticos.
d) Informe
de Viaje.- Es el documento que describe las
actividades realizadas durante la presentación y los resultados obtenidos, debe
ir acompañado de una copia de los documentos generados, si correspondiera. Este
informe debe ir firmado por el cuentadante (Beneficiario), con la aprobación
del inmediato superior.
e) Cuentadante.- Es la persona que utiliza los viáticos y a
quien se le debe exigir la rendición de cuentas y/o informe de viaje.
Considerando los diversos métodos de estudio que conocemos para un
proceso de investigación, en la presente investigación se utilizó la metodología
analítica – deductiva sobre la base de la documentación contable y presupuestaria,
encontrados en archivos del Departamento de Contabilidad de la Universidad
Mayor de San Andrés.
La deducción consiste, en ir de lo general a lo particular. El
proceso deductivo no es suficiente por sí mismo para explicar el conocimiento,
es por ello que, complementamos con el método analítico. El Análisis es el
estudio de los componentes de un todo, para concluir con base en aquellos
respecto de éste. Se aplica al estudio de las referentes al pago de pasajes y
viáticos y su correspondiente registro contable y presupuestario.
Estos métodos son útiles para la lógica y el cálculo de
operaciones, que permiten evaluar y analizar la información financiera que nos
permitirán obtener un resultado de la investigación sobre la confiabilidad de
la información financiera.
Con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos de la
presente investigación, se efectuará la acumulación y evaluación objetiva de evidencia
como respaldo competente y suficiente, a través de las siguientes etapas:
a) Planificación: Se ha efectuado un relevamiento de Información para obtener
conocimiento sobre las operaciones objeto de la auditoría, las áreas que
intervienen y los funcionarios a cargo; asimismo, se ha analizado la existencia
o inexistencia de controles, riesgos inherentes, de control, problemas
derivados de los mismos, en base a la cual se ha determinado el enfoque de la
investigación que nos permitirá el cumplimiento del objetivo establecido en el
presente trabajo.
b) Ejecución: Basado en el programa de trabajo, se obtuvo la evidencia
competente y suficiente, que permita respaldar el cumplimiento del objetivo de la
presente investigación.
c)
Comunicación de resultados: Sobre
la base de los resultados obtenidos, se emitirán las conclusiones y recomendaciones
correspondientes, en concordancia con lo establecido en las Normas de Auditoría
Gubernamental.
